​​​​

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen en overeenkomsten voor live-optredens, muzikale omlijsting en aanverwante diensten die worden georganiseerd of geboekt via The Jane Collective, ongeacht of het gaat om eigen concepten, artiesten uit het collectief of externe artiesten en muzikanten.

De opdrachtgever ontvangt deze algemene voorwaarden vóór of bij het bevestigen van de boeking. Door een boeking schriftelijk te bevestigen, verklaart de opdrachtgever akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.

​

1. Definities

​

• The Jane Collective: de organisator, boekingspartner en/of artiestenvertegenwoordiger die de opdracht coördineert.
• Opdrachtgever: de persoon, onderneming of organisatie die de opdracht boekt.
• Artiest(en): de zangers, muzikanten, dj's en/of andere performers die voor de opdracht worden ingezet.
• Event: het optreden, evenement, huwelijk, ceremonie, uitvaart of andere gelegenheid waarvoor de boeking geldt.
• Boeking: de door de opdrachtgever bevestigde opdracht.

​

2. Totstandkoming van de overeenkomst

​

Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte of boeking schriftelijk bevestigt, bijvoorbeeld per e-mail, bericht of ondertekend document.

Vanaf deze bevestiging is de boeking bindend en zijn deze algemene voorwaarden van toepassing.

Eventuele latere wijzigingen aan datum, locatie, timing, bezetting, speelduur, technische vereisten of andere essentiële onderdelen van de opdracht zijn pas definitief nadat deze door The Jane Collective zijn bevestigd.

Een voorlopige optie geldt niet als definitieve boeking zolang deze niet uitdrukkelijk werd bevestigd.

​

3. Verplichtingen van de opdrachtgever

​

3.1 Locatie, laden en lossen en parking

De opdrachtgever staat in voor:

• een vlot toegankelijke locatie voor laden en lossen, zo dicht mogelijk bij de speelplek;
• voldoende parkeergelegenheid voor het benodigde aantal voertuigen;
• eventuele parkeerkosten indien geen gratis parking of uitrijtickets worden voorzien;
• een lift of voldoende hulp voor het verplaatsen van materiaal wanneer de speelplek zich op een verdieping bevindt of moeilijk toegankelijk is.

Bijzondere omstandigheden met betrekking tot laden en lossen, parking of toegankelijkheid dienen vooraf te worden meegedeeld.

3.2 Podium en ondergrond

De speelplek moet beschikken over een stabiele, vaste, vlakke en veilige ondergrond.

Een podium is niet verplicht, tenzij anders afgesproken, maar wordt sterk aangeraden voor een optimale zichtbaarheid en beleving.

De opdrachtgever staat in voor de veiligheid en geschiktheid van het podium, de speelplek en de directe omgeving.

3.3 Beschutting bij outdoor events

Bij optredens in openlucht of op een gedeeltelijk overdekte locatie moet voldoende bescherming worden voorzien tegen onder meer regen, wind, vocht en felle zon.

Instrumenten en technisch materiaal mogen niet worden blootgesteld aan omstandigheden die personen, instrumenten of materiaal in gevaar kunnen brengen.

Indien onvoldoende bescherming wordt voorzien, kan The Jane Collective beslissen het optreden niet te starten, tijdelijk te onderbreken of stop te zetten.

3.4 Backstage en catering

De opdrachtgever voorziet:

• een nette, warme en indien mogelijk afsluitbare ruimte voor de artiesten;
• voldoende drank, waaronder minstens water;
• een lichte maaltijd voor het aantal geboekte artiesten wanneer de aanwezigheid en timing van de opdracht dit vereisen.

 

4. Technische voorwaarden

 

4.1 Geluid

Indien de opdrachtgever of locatie zelf instaat voor de geluidsinstallatie, moet deze professioneel, veilig en geschikt zijn voor de afgesproken bezetting en het type optreden.

The Jane Collective en/of de betrokken artiesten mogen bij aankomst of tijdens de soundcheck beoordelen of de voorziene installatie technisch geschikt is.

Wanneer technische tekortkomingen een veilige of kwalitatief aanvaardbare uitvoering onmogelijk maken en deze niet tijdig kunnen worden opgelost, kan het optreden worden uitgesteld, aangepast, geweigerd of stopgezet.

Indien overeengekomen kan The Jane Collective zelf geluidsmateriaal en/of technische ondersteuning voorzien tegen de daarvoor geldende tarieven.

4.2 Elektriciteit

De opdrachtgever voorziet een veilig en correct werkend stopcontact binnen ongeveer 25 meter van de speelplek, tenzij vooraf andere technische afspraken zijn gemaakt.

Onvoldoende of onveilige elektriciteitsvoorzieningen kunnen ertoe leiden dat het optreden niet of slechts gedeeltelijk kan worden uitgevoerd.

4.3 Vergunningen en geluidsnormen

De opdrachtgever staat in voor alle vereiste vergunningen, meldingen en toelatingen die noodzakelijk zijn voor het organiseren van het event en voor de naleving van de toepasselijke geluidsnormen en lokale regelgeving.

Eventuele bijzondere beperkingen inzake geluidsniveau, speeluren of technische installatie dienen vooraf aan The Jane Collective te worden meegedeeld.

 

5. Timing, vertragingen en wachturen

​

Het standaard aankomst-, opstel- en soundcheckmoment wordt bepaald volgens het geboekte concept en de gemaakte afspraken.

Wanneer artiesten op vraag van de opdrachtgever vroeger aanwezig moeten zijn of langer aanwezig moeten blijven dan voorzien, kunnen wachturen worden aangerekend volgens de geldende tarieven.

Ook vertragingen die niet aan The Jane Collective of de artiesten te wijten zijn, zoals een niet toegankelijke locatie, ontbrekende stroomvoorziening, een niet-speelklare locatie of vertraging in het programma, kunnen aanleiding geven tot bijkomende wacht- of meerkosten.

Een beperkte vertraging tot 15 minuten wordt, waar praktisch mogelijk, zonder bijkomende kost opgevangen. Bij langere vertraging kan een bijkomende vergoeding worden aangerekend volgens de vooraf meegedeelde tarieven.

Een verlenging van de afgesproken speelduur is enkel mogelijk wanneer de betrokken artiesten hiermee akkoord gaan en kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding.

 

6. Niet-uitvoering of onderbreking van het optreden

​

The Jane Collective en/of de betrokken artiesten kunnen een optreden weigeren, onderbreken of stopzetten wanneer redelijkerwijs wordt vastgesteld dat:

• de veiligheid van artiesten, publiek, instrumenten of materiaal in gevaar is;
• essentiële technische voorzieningen ontbreken of onveilig zijn;
• weersomstandigheden schade of gevaar kunnen veroorzaken;
• de locatie of speelplek niet voldoet aan essentiële vooraf meegedeelde voorwaarden;
• essentiële afspraken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het optreden niet worden nageleefd.

Wanneer de oorzaak hiervan aan de opdrachtgever, locatie, organisatie of een door hen aangestelde derde kan worden toegerekend en The Jane Collective en/of de artiesten hun verplichtingen daardoor redelijkerwijs niet kunnen uitvoeren, blijft de overeengekomen vergoeding verschuldigd.

Wanneer een optreden reeds is aangevat maar buiten de verantwoordelijkheid van The Jane Collective of de betrokken artiesten wordt onderbroken of voortijdig beëindigd, blijft de overeengekomen vergoeding eveneens verschuldigd.

Bij omstandigheden die niet aan één van de partijen kunnen worden toegerekend, wordt de situatie beoordeeld overeenkomstig artikel 8.

 

7. Annulatie door de opdrachtgever

​

Wanneer de opdrachtgever een bevestigde boeking annuleert, gelden de volgende annuleringskosten:

• Meer dan 3 maanden vóór het event: €350 excl. btw
• Tussen 3 en 2 maanden vóór het event: 50% van het afgesproken bedrag
• Minder dan 2 maanden vóór het event: 100% van het afgesproken bedrag

Deze annuleringskosten dienen ter compensatie van onder meer reeds uitgevoerde administratie en voorbereiding, het reserveren van de datum en de betrokken artiesten en gemiste boekingsmogelijkheden.

Eventuele reeds gemaakte en specifiek voor de opdracht bestelde of uitgevoerde externe kosten kunnen, voor zover van toepassing, afzonderlijk worden aangerekend.

 

8. Overmacht

​

Wanneer een event geheel of gedeeltelijk niet kan plaatsvinden door uitzonderlijke omstandigheden buiten de redelijke controle van zowel de opdrachtgever als The Jane Collective, zoeken beide partijen in eerste instantie naar een redelijke oplossing, zoals het verplaatsen van de opdracht naar een andere datum.

Indien verplaatsing niet mogelijk of redelijk is, wordt rekening gehouden met de concrete omstandigheden, reeds uitgevoerde voorbereidingen, reeds gemaakte kosten en verplichtingen tegenover geboekte artiesten en leveranciers.

Overmacht leidt bijgevolg niet automatisch tot een kosteloze annulering of volledige terugbetaling.

 

9. Wijzigingen in de bezetting en vervanging van artiesten

​

The Jane Collective werkt met een netwerk van professionele zangers, muzikanten, dj's en andere performers.

Indien een geboekte artiest door ziekte, ongeval, overmacht of een andere onvoorziene omstandigheid niet kan optreden, zal The Jane Collective zich inspannen om een geschikte vervanger van een vergelijkbaar professioneel niveau te voorzien.

The Jane Collective mag hiervoor, waar redelijk en mogelijk, de samenstelling van de bezetting wijzigen zonder dat hierdoor automatisch het recht ontstaat om de volledige boeking te annuleren of een prijsvermindering te eisen, voor zover het afgesproken concept, de afgesproken bezetting en de muzikale dienstverlening op een gelijkwaardige manier kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer een specifieke artiest uitdrukkelijk als essentieel onderdeel van de boeking werd overeengekomen, wordt bij diens uitval in overleg met de opdrachtgever naar een passende oplossing gezocht.

 

10. Schade aan instrumenten en materiaal

​

De opdrachtgever staat in voor een veilige omgeving voor de artiesten en hun materiaal.

Schade aan instrumenten, geluidsmateriaal, technische apparatuur of andere eigendommen van The Jane Collective of de betrokken artiesten die wordt veroorzaakt door de opdrachtgever, diens gasten, bezoekers, personeel of andere aanwezige derden, kan aan de opdrachtgever worden doorgerekend.

De opdrachtgever wordt geacht redelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot instrumenten, technische apparatuur of andere materialen van de artiesten.

​

11. Foto-, video- en geluidsopnames

​

Privéfoto's en korte video-opnames door de opdrachtgever en aanwezige gasten zijn toegestaan, voor zover deze het optreden niet hinderen.

Professionele geluids- of beeldopnames, livestreams, volledige registraties van het optreden of opnames bestemd voor commerciële, publicitaire of andere professionele doeleinden vereisen voorafgaande toestemming van The Jane Collective en/of de betrokken artiesten.

Het maken van opnames houdt geen overdracht in van auteursrechten, naburige rechten, portretrechten of andere intellectuele eigendomsrechten.

 

12. Betaling

​

Facturen dienen te worden betaald binnen de betalingstermijn die op de factuur wordt vermeld.

Bij laattijdige betaling kunnen, binnen de grenzen en volgens de voorwaarden van de toepasselijke Belgische wetgeving, nalatigheidsinteresten en/of invorderingskosten worden aangerekend.

The Jane Collective behoudt zich het recht voor om nieuwe of toekomstige opdrachten niet te bevestigen zolang eerdere opeisbare facturen onbetaald blijven.

 

13. Aansprakelijkheid

​

The Jane Collective en de betrokken artiesten zijn niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden, bezoekers, de opdrachtgever of gebreken aan infrastructuur of materiaal waarvoor zij niet verantwoordelijk zijn.

De opdrachtgever staat in voor de veiligheid en geschiktheid van de door hem of haar ter beschikking gestelde locatie, infrastructuur en voorzieningen.

Niets in deze algemene voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit voor zover een dergelijke uitsluiting volgens de toepasselijke wetgeving niet is toegestaan.

 

14. Toepasselijk recht en geschillen

​

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.

Partijen streven ernaar eventuele geschillen in eerste instantie in onderling overleg en op minnelijke wijze op te lossen.

Indien geen minnelijke oplossing wordt bereikt, zijn de volgens het toepasselijke Belgische recht bevoegde rechtbanken bevoegd.

 

15. Deelbaarheid

​

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar zouden blijken, heeft dit geen invloed op de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen.

Partijen zullen de betrokken bepaling, waar nodig, vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

 

16. Akkoordverklaring

​

Door een boeking te bevestigen verklaart de opdrachtgever deze algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst te hebben ontvangen, de mogelijkheid te hebben gehad er kennis van te nemen en ermee akkoord te gaan.